Könyvelési dokumentumok – ki a felelős az őrzésükért

A gyakorlatban a számlák a cég könyvelését végző könyvelőhöz kerülnek, de a számlák megőrzése a gazdálkodó szervezet kötelessége, vagyis a hatóság az adott cégen kérheti számon azok meglétét.


Meddig kell megőrizni a könyvelési dokumentumokat?

A számviteli törvény (2000. évi C. törvény) szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetve alátámasztó számviteli bizonylatot legalább 8 évig kell megőrizni olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon.


Elektronikus szolgáltatást nyújtok.
Nekem mennyi ideig kell megőrizni a bizonylatokat?

A távolról is nyújtható szolgáltatások bizonylataival kapcsolatban 10 év a megőrzési idő.
Egyéb bizonylatok, iratok megőrzése az adókötelezettség megállapítására nyitva álló 5 éves elévülési idő alatt szükséges.


Mi lesz a könyvelési dokumentumaimmal, ha:

Változik a cégforma?
Röviden: Az új cégforma köteles tárolni az előző gazdasági forma bizonylatait, könyvelését!

Tehát a cég költözhet, megváltozhat a központja, vagy könyvelőt válthat. A számlák megőrzése a gazdálkodó szervezet kötelessége, vagyis a hatóság az adott cégen kérheti számon azok meglétét.

A törvény hangsúlyozza, hogy a megőrzési időn belüli szervezeti változás nem hatálytalanítja a megőrzési kötelezettséget.

Elvesznek, megsemmisülnek
A megsemmisült, elveszett, vagy megrongálódott dokumentumok esetén a szervezet feladata a bizonylatok – lehetőség szerinti – helyreállítása és pótlása.

Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény értelmében, ha a könyvviteli iratok elvesztek, megsemmisültek, akkor ennek tényét (mivel az adózó nem a bejelentett helyen őrzi a bizonylatokat, azok nem lelhetők fel) az adóhatósághoz be kell jelenteni. Ilyen esetben a bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának, megsemmisülésének tényéről jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza azokat a körülményeket, amelyek a bizonylatok elvesztéséhez vezettek.

Könyvelőt váltok?
A Polgári Törvénykönyv szerint a könyvelővel kötött megbízási szerződés megszűnésekor a megbízott köteles a megbízónak mindazt kiadni, amihez a megbízás teljesítésekor vagy eljárása eredményeként jutott. Amennyiben tehát a gazdasági társaság a jövőre nézve más könyvelőt bíz meg, a korábbi könyvelővel el kell számolnia. Ennek során ügyelni kell az iratok átvételére, további őrzésére is.

Bár a gazdálkodó szervezet kötelezettsége gondoskodni a számviteli bizonylatok megőrzéséről, de ez természetesen nem zárja ki, hogy abban az esetben, ha cégünk könyvelője ezzel kapcsolatosan kötelezettségeket vállaljon magára, és azok betartásáért számon kérhető legyen.

dr. Gombolai Éva

Könyvelőváltáson gondolkodik? Tanácsra van szüksége?

Lépjen kapcsolatba szakértőinkkel!
Kérjen díjmentes visszahívást!

VISSZAHÍVÁST KÉREK!

KAPCSOLAT